רשם העמותות: מה תפקידו, אילו סמכויות יש לו ואילו שירותים הוא מספק

רשם העמותות הוא היחידה ברשות התאגידים שמטפלת ברישום עמותות, בקבלת דיווחים ובבקשות הנוגעות לניהולן ולמעמדן. מייסדים, חברי ועד ובעלי תפקידים פונים אליו בעת הקמת עמותה, עדכון תקנון, שינוי פרטים, הגשת מסמכים או בקשת אישורים.

היכרות עם תחומי האחריות של הרשם ועם ערוצי השירות שלו מסייעת להכין בקשות מלאות ולהימנע מהגשה לגורם הלא נכון. מידע, טפסים ושירותים דיגיטליים זמינים באתר רשות התאגידים ובמאגר העמותות הפתוח לציבור.

המידע במדריך הוא כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי. מדריכים נוספים על הקמה וניהול של עמותה זמינים גם בבלוג.

כיצד פועל רשם העמותות במסגרת רשות התאגידים?

רשם העמותות פועל במסגרת רשות התאגידים שבמשרד המשפטים. פעילותו מוסדרת בחוק העמותות תש"ם-1980, העוסק בין היתר ברישום עמותות, במוסדותיהן, בדיווחים ובפירוק.

רשם העמותות מטפל במעמד המשפטי והרישומי של עמותות, בעוד שסוגיות מס ואישורי תרומות נמצאים באחריות רשות המסים.

השירותים לעמותות ניתנים באמצעות האתר, מערכות ההגשה המקוונות וערוצי הפנייה של רשות התאגידים. סוג ההליך קובע אם ניתן להשלים אותו באופן מקוון או שיש לצרף מסמכים ואישורים נוספים.

בין ערוצי השירות המרכזיים:

• מאגר העמותות, המאפשר לחפש עמותה ולעיין בפרטים ציבוריים
• שירותים מקוונים להגשת דיווחים ובקשות
• ערוצי קשר לקבלת מידע על הליך או בקשה קיימת
• הזמנת מסמכים ואישורים מתיק העמותה

אתר רשם העמותות מרכז מידע על רישום, דיווח, עדכון פרטים והזמנת מסמכים. לפני הגשת בקשה כדאי לבחור את השירות המתאים ולבדוק אילו מסמכים וחתימות נדרשים עבורו.

המאגר הציבורי יכול לסייע גם למי ששוקל לתרום לעמותה, להצטרף אליה או להתקשר עמה. ניתן לבדוק בו את פרטי הרישום ואת המידע שהועמד לעיון הציבור, בהתאם לשירות הזמין ולסוג המסמך.

רשם העמותות אינו הגורם שמעניק אישור לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה. אישורים הנוגעים להטבות מס נבחנים ברשות המסים, ועל ההיערכות לקראתם אפשר לקרוא בעמוד אישור מוסד ציבורי סעיף 46.

מהם התפקידים והסמכויות של רשם העמותות?

תפקידו של רשם העמותות הוא לנהל את רישום העמותות ולטפל בהליכים שהוגשו מכוח חוק העמותות. עבודתו כוללת בחינת בקשות רישום, קבלת דיווחים, טיפול בשינויים ובקשות לאישורים ונקיטת הליכים בהתאם לסמכויות שנקבעו בדין.

תחומי הטיפול המרכזיים הם:

• רישום עמותה: בחינת השם, המטרות, התקנון ופרטי המייסדים שהוגשו בבקשה
• דיווחים: קבלת מסמכים הנוגעים לפעילות העמותה ולניהולה
• עדכון פרטים: טיפול בשינוי כתובת, בעלי תפקידים, מטרות או תקנון
• אישורים ומסמכים: הפקת אישורי רישום, טיפול באישור ניהול תקין ומתן אפשרות להזמין מסמכים
• פירוק ומחיקה: טיפול בהליכים המתנהלים לפי חוק העמותות והמסמכים שהוגשו במסגרתם

אישור ניהול תקין משמש עמותות בהתנהלות מול גופים המבקשים לבחון את מצבן הרגולטורי. קבלת האישור תלויה בעמידה בתנאים ובמסמכים שרשות התאגידים דורשת בעת הגשת הבקשה.

גם למוסדות הפנימיים של העמותה יש תפקיד בהתנהלות מול הרשם. החלטות של האסיפה הכללית, הוועד וגוף הביקורת צריכות להיות מתועדות באופן שמאפשר לצרפן לדיווחים או לבקשות הרלוונטיות.

את המסגרת המשפטית ניתן לקרוא בחוק העמותות תש"ם-1980. לפני פעולה מהותית רצוי לעיין גם בהנחיות ובטפסים המופיעים באתר רשות התאגידים, משום שהמסמך הנדרש משתנה לפי סוג הבקשה.

אילו שירותים מספק רשם העמותות לעמותות ולציבור?

רשם העמותות מספק שירותי רישום, דיווח, עדכון פרטים, עיון והפקת מסמכים. חלק מהשירותים מיועד לבעלי תפקידים בעמותה, וחלקם פתוח לציבור המבקש לבדוק את פרטיה.

השירותים העיקריים כוללים:

• רישום עמותה חדשה: הגשת בקשה בצירוף תקנון, מטרות ופרטי המייסדים
• שינוי תקנון ועדכון פרטים: הגשת החלטות ומסמכים התומכים בשינוי
• פירוק מרצון: הגשת מסמכים הנוגעים לסיום פעילות העמותה ולטיפול בנכסיה ובהתחייבויותיה
• הפקת אישורים: הזמנת אישור רישום, מסמכים מתיק העמותה ואישורים נוספים לפי השירות
• עיון במאגר: איתור עמותה ובדיקת מידע ציבורי הנוגע אליה

ניתן להיכנס אל עמוד השירותים של רשם העמותות, לבחור את הפעולה המבוקשת ולבדוק כיצד מגישים אותה. מומלץ לקרוא את דרישות השירות לפני מילוי הטופס, כדי להתאים בין הבקשה, ההחלטה הפנימית והמסמכים המצורפים.

מהו תיק עמותה?

תיק עמותה מרכז מסמכים שנמסרו לרשם במסגרת רישומה והתנהלותה. הוא עשוי לכלול תקנון, דיווחים, החלטות, בקשות לשינוי ומסמכים נוספים שנקלטו בתיק.

עיון בתיק עמותה יכול לסייע בבדיקת נאותות לפני תרומה, הצטרפות לוועד או התקשרות עם העמותה.

המידע הזמין תלוי בסוג המסמך ובהסדרי העיון. כאשר נדרש מסמך מסוים, כדאי לציין בבקשה את שם העמותה, מספרה וסוג המסמך המבוקש.

פעולות טכניות, כמו איתור עמותה או הזמנת אישור זמין, אפשר לבצע דרך השירות הדיגיטלי. שינוי תקנון, פירוק או טיפול בעמותה שיש בעניינה דיווחים חסרים עשויים להצדיק התייעצות עם עורך דין או רואה חשבון המתמחה בעמותות.

עדכון מורשי חתימה מצריך החלטה מתועדת של הגורם המוסמך בעמותה. דוגמה למבנה המסמך ולפרטים שכדאי לכלול מופיעה במדריך פרוטוקול מורשי חתימה בעמותה.

כיצד מקימים עמותה מול רשם העמותות?

הקמת עמותה מתחילה בהגדרת מטרותיה ובהכנת מסמכי היסוד, ומסתיימת לאחר שהבקשה נבחנה ונרשמה. בקשה מסודרת צריכה לשקף באופן ברור מי המייסדים, מהן מטרות העמותה וכיצד מוסדותיה יפעלו.

המסגרת המשפטית מופיעה בחוק העמותות תש"ם-1980, ולצדה יש לבדוק את הטפסים וההנחיות של רשות התאגידים. אין להסתמך על תקנון של עמותה אחרת בלי לבחון אם הוא מתאים למטרות, למבנה ולהחלטות של העמותה החדשה.

שלבי ההקמה

1. הגדרת מטרות ושם: מנסחים מטרות ברורות ובוחרים שם שאפשר להגיש לבדיקה.
2. בחירת תקנון: מחליטים אם להשתמש בתקנון המצוי או להגיש תקנון מותאם.
3. הכנת פרטי המייסדים: מרכזים את הפרטים, ההצהרות והחתימות הנדרשים בטופס.
4. תיעוד החלטות: מכינים פרוטוקולים והחלטות הנוגעים לבעלי התפקידים ולמורשי החתימה.
5. הגשת הבקשה: מצרפים את המסמכים באמצעות ערוץ ההגשה המתאים.
6. מענה להערות: אם מתקבלת דרישה להשלמה, מגישים את המסמך או התיקון שהתבקש.
7. הסדרת הפעילות לאחר הרישום: מטפלים בחשבון הבנק, ברישום מול רשויות המס ובהנהלת החשבונות בהתאם לפעילות המתוכננת.

רשימת בדיקה לפני ההגשה

• טופס בקשה מלא וחתום
• שם ומטרות שנוסחו באופן ברור
• תקנון המתאים למבנה העמותה
• פרטי המייסדים והצהרותיהם
• פרוטוקולים והחלטות רלוונטיים
• מסמכים הנוגעים לבעלי התפקידים ולמורשי החתימה
• אסמכתה לתשלום האגרה, אם היא נדרשת במסגרת השירות

סוג המסמכים המדויק תלוי במסלול הרישום ובתוכן הבקשה. לכן יש להתאים את רשימת הבדיקה להנחיות המופיעות בשירות שבו מגישים.

מידע על סוגי האגרות והגורמים המשפיעים על ההוצאה מופיע בעמוד עלות רישום עמותה. כאשר נדרש ליווי חשבונאי, אפשר לקרוא גם על השיקולים בבחירת השירות בעמוד כמה עולה רואה חשבון לעמותה.

דיווחים ואישור ניהול תקין מול רשם העמותות

הדיווח השנתי מציג לרשם העמותות את פעילות העמותה ואת נתוניה הכספיים. כדי להגישו באופן מסודר, יש להתאים בין הדוח המילולי, הדוח הכספי, החלטות מוסדות העמותה והמסמכים הנלווים.

אילו מסמכים נכללים בדיווח?

• דוח כספי: מציג את מצבה הכספי של העמותה ואת פעילותה הכספית
• דוח מילולי: מתאר את הפעילות שביצעה העמותה ביחס למטרותיה
• מסמכי גוף הביקורת: משקפים את הבדיקה וההמלצות שנערכו בתוך העמותה
• אישורים ופרוטוקולים: מצורפים בהתאם לדרישות החלות על הדיווח ועל מאפייני העמותה
• דוח רואה חשבון: מצורף כאשר הוא נדרש לפי ההוראות החלות על העמותה

הדוח הכספי והדוח המילולי משלימים זה את זה. הראשון עוסק בנתונים הכספיים, ואילו השני מתאר את הפעילות שבוצעה ואת הקשר שלה למטרות הרשומות.

מהו אישור ניהול תקין?

אישור ניהול תקין הוא אישור שרשות התאגידים מנפיקה לעמותה העומדת בתנאים שנקבעו לקבלתו. גופים תומכים, קרנות וגורמים המתקשרים עם עמותות עשויים לבקש לעיין בו כחלק מבדיקת העמותה.

לפני בקשת האישור כדאי לבדוק:

• האם הדיווחים הנדרשים נקלטו
• האם פרטי הוועד ומורשי החתימה מעודכנים
• האם האגרות הנדרשות הוסדרו
• האם התקבלו דרישות השלמה שטרם נענו
• האם החלטות מוסדות העמותה תועדו כנדרש

מידע על האגרה מופיע גם בעמוד עלות רישום עמותה. הסכום והתנאים הרלוונטיים צריכים להיבדק בשירות הרשמי לפני התשלום.

אם התגלו דיווחים חסרים, יש לברר אילו מסמכים נדרשים להסדרת התיק ולהגישם בערוץ המתאים. היקף הטיפול תלוי בסוג החוסר, במצב התיק ובהנחיות שנמסרו לעמותה.

איתור עמותה וההבדל בין רשם העמותות לגופים אחרים

איתור עמותה מתחיל בחיפוש במאגר העמותות לפי שמה או מספרה. תוצאות החיפוש מאפשרות לזהות את העמותה ולבחון את המידע הציבורי המופיע בתיקה.

מה אפשר לבדוק במאגר?

בהתאם למידע הזמין בשירות, ניתן לעיין בפרטים כגון:

• שם העמותה ומספר הרישום
• מטרות רשומות
• כתובת ופרטי זיהוי
• מידע על בעלי תפקידים
• מצב דיווח ואישורים
• מסמכים שהועמדו לעיון הציבור

המידע במאגר מתאים לבדיקה ראשונית. אם דרוש מסמך מלא או החלטה מסוימת, אפשר להזמין מסמכים מתיק העמותה לפי אפשרויות העיון הקיימות.

רשם העמותות, רשות המסים וגיידסטאר

רשם העמותות, רשות המסים וגיידסטאר מציגים מידע שונה וממלאים תפקידים שונים. אין להסתמך על מאגר אחד כדי להסיק על אישור שמעניק גוף אחר.

רישום אצל רשם העמותות אינו מחליף אישור מס, ואישור מס אינו מחליף בדיקה של מצב העמותה אצל הרשם.

אישור לפי סעיף 46 ניתן במסגרת הליך מול רשות המסים ומאפשר זיכוי מס לתורם בכפוף לתנאי הדין ולאישור תקף. מידע על ההיערכות להליך מופיע במדריך רישום עמותה לתרומות בישראל.

סעיף 9(2) עוסק במעמד המס של מוסד ציבור, ואילו סעיף 46 מתייחס להכרה בתרומות לצורך זיכוי מס. כאשר תרומה או התקשרות תלויות באישור מסוים, יש לבדוק את האישור עצמו ואת תוקפו מול הגוף שהנפיק אותו.

שאלות נפוצות על רשם העמותות

איך מוצאים טלפון רשם העמותות?

טלפון רשם העמותות ופרטי הקשר המעודכנים מופיעים בערוצי השירות הרשמיים של רשות התאגידים. לפני הפנייה כדאי להכין את שם העמותה, מספר הרישום ותיאור קצר של הבקשה.

איך מגישים מסמכים או בקשות?

הערוץ המתאים נקבע לפי סוג השירות. בחלק מההליכים ניתן להשתמש בהגשה מקוונת, ובאחרים יש לפעול לפי הוראות השירות ולצרף מסמכים חתומים או אסמכתאות נוספות.

לפני ההגשה בדקו:

• שהטופס מתאים לפעולה המבוקשת
• שכל השדות הנדרשים מולאו
• שההחלטה הפנימית התקבלה ותועדה
• שהמסמכים חתומים בידי הגורמים המתאימים
• שנשמרה אסמכתה להגשה

מה עושים אם חסרים דיווחים?

יש לאתר אילו דיווחים או מסמכים חסרים ולבדוק את דרישות ההשלמה בתיק העמותה. לאחר מכן מגישים את החומר בערוץ המתאים ועוקבים אחר קליטתו.

אם החוסר נוגע לדוחות כספיים, להחלטות מהותיות או לשינויים שלא דווחו, כדאי לשקול ליווי של רואה חשבון או עורך דין המתמחה בעמותות.

איך משנים כתובת, בעלי תפקידים או תקנון?

שינוי פרטים מוגש באמצעות השירות והטופס המתאימים, בצירוף ההחלטה שעליה הוא מבוסס. שינוי תקנון מחייב תיעוד של ההליך הפנימי והגשת הנוסח המבוקש לבחינת הרשם.

אין להסתפק בעדכון פנימי של מסמכי העמותה כאשר נדרשת גם הגשה לרשם. יש לוודא שהפרטים נקלטו בתיק לאחר הטיפול בבקשה.

מהו תיק עמותה ואיך מזמינים ממנו מסמכים?

תיק העמותה כולל מסמכים שנמסרו לרשם במהלך רישומה ופעילותה. אפשר לבקש לעיין במסמכים או להזמין העתקים בהתאם לשירותי העיון ולהנחיות החלות על סוג המסמך.

בבקשה כדאי לציין במדויק את העמותה ואת המסמך הדרוש. ניסוח ברור מסייע להבחין בין תקנון, דוח, פרוטוקול, אישור או מסמך אחר.

מה כדאי להכין לפני פנייה לרשם?

כדאי להכין את מספר העמותה, פרטי הפונה ותיאור ממוקד של הפעולה המבוקשת. אם הפנייה נוגעת לבקשה שכבר הוגשה, יש לצרף גם את האסמכתה או את פרטי ההגשה.

המידע בעמוד הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי. לפני שינוי מהותי בתקנון, פירוק, טיפול בחובות דיווח או בקשה בעלת השלכות מס, מומלץ לקבל ייעוץ המותאם לנסיבות העמותה.