אסיפה כללית עמותה היא הפורום העליון של חברי העמותה, ובמסגרתה מתקבלות החלטות מרכזיות על פעילותה. לפי חוק העמותות, תש"ם-1980, האסיפה בוחרת את מוסדות העמותה, דנה בדוחות ומפקחת על אופן ניהולה.
האסיפה הכללית אינה מחליפה את הוועד המנהל. האסיפה קובעת מדיניות ומאשרת החלטות שבסמכותה, הוועד מנהל את הפעילות השוטפת, וועדת הביקורת בוחנת את התנהלות העמותה.
במדריך נסביר אילו אסיפות קיימות, כיצד מכינים זימון, מי רשאי להצביע ומה צריך לתעד בפרוטוקול. המידע כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי המתאים לעמותה ולתקנון שלה.
היבטים נוספים בניהול השוטף של העמותה מרוכזים בעוד כתבות בנושא ניהול עמותות. ולקראת האסיפה עצמה, תבנית מוכנה אפשר למצוא בפרוטוקול עמותה לדוגמא.
מהם התפקידים של אסיפה כללית עמותה?
אסיפה כללית עמותה מוסמכת לקבל את ההחלטות שהחוק והתקנון מסרו לחברי העמותה. בין תפקידיה המרכזיים:
- דיון בדוח הכספי ובדוח המילולי ואישורם
- בחירת חברי הוועד המנהל וחברי ועדת הביקורת
- דיון בתיקונים מוצעים לתקנון העמותה
- קבלת החלטות עקרוניות הנוגעות לפעילות העמותה
- הכרעה בנושאים נוספים שהתקנון מסר לסמכותה
קו האחריות צריך להיות ברור: האסיפה מקבלת החלטות שבסמכותה, ואילו הוועד המנהל אחראי לביצוען ולניהול השוטף. מידע נוסף על חלוקת התפקידים מופיע בעמוד העוסק בוועד מנהל עמותה.
תקנון העמותה עשוי לקבוע סמכויות נוספות, הליכי הצבעה או דרישות מיוחדות לקבלת החלטות. לכן יש לבדוק את התקנון לצד החוק וההנחיות העדכניות.
| נושא ההחלטה | מה מכינים מראש | הגוף המחליט |
|---|---|---|
| אישור דוחות | דוח כספי ודוח מילולי | האסיפה הכללית |
| בחירת מוסדות | רשימת מועמדים לוועד ולוועדת הביקורת | האסיפה הכללית |
| תיקון תקנון | נוסח התיקון המוצע | האסיפה הכללית, בהתאם לכללים החלים |
| ניהול שוטף | מסמכי עבודה והחלטות ועד | הוועד המנהל |
כל החלטה שהתקבלה צריכה להופיע בפרוטוקול ברור. ניתן להיעזר בנוסח של פרוטוקול אסיפה כללית לדוגמה ולהתאים אותו לסדר היום ולהחלטות שהתקבלו בפועל.
אילו סוגים של אסיפה כללית עמותה קיימים?
האסיפה יכולה להיות אסיפה מן המניין, אסיפה מיוחדת או אסיפה נדחית. סוג האסיפה נקבע לפי מטרת הכינוס, סדר היום והוראות התקנון.
| סוג האסיפה | מתי משתמשים בה | נושאים אפשריים |
|---|---|---|
| מן המניין | לצורך הדיונים התקופתיים הנדרשים | דוחות ובחירת מוסדות העמותה |
| מיוחדת | כאשר נדרשת החלטה שאינה חלק מסדר היום הרגיל | תיקון תקנון, מיזוג או פירוק מרצון |
| נדחית | כאשר לא התקיים התנאי הנדרש לפתיחת האסיפה המקורית | הנושאים שנכללו בסדר היום המקורי |
אסיפה מן המניין עוסקת בנושאים הקבועים בחוק ובתקנון. אסיפה מיוחדת מכונסת לצורך החלטה מוגדרת, ולכן חשוב שסדר היום בזימון יציג אותה במפורש.
אסיפה נדחית מתקיימת כאשר האסיפה המקורית לא הייתה יכולה להתנהל, למשל בשל היעדר מניין חוקי. התנאים לקיומה ולקבלת החלטות בה נקבעים לפי הדין והתקנון.
אם אתם שואלים איזה אסיפה כללית עמותה שלי נדרשת, התחילו מההחלטה שעל הפרק. דיון תקופתי בדוחות מתאים לאסיפה מן המניין, ואילו נושא מהותי שאינו חלק מהדיון הרגיל עשוי להצדיק אסיפה מיוחדת.
איך מזמנים אסיפה כללית עמותה?
זימון תקין מציג לחברים מראש את פרטי הכינוס ואת הנושאים שיובאו להחלטה. לפני שליחת הזימון יש לבדוק בתקנון מי מוסמך לזמן את האסיפה, כיצד מוסרים את ההודעה ואילו תנאים חלים עליה.
את הוראות התקנון כדאי לבדוק גם מול הפרסומים העדכניים של רשם העמותות. הזימון צריך לכלול:
- מועד ומקום האסיפה, או פרטי ההתחברות לכינוס מקוון
- סדר יום מפורט וברור
- אופן ההשתתפות באסיפה
- מסמכים שהחברים נדרשים לעיין בהם
- פרטי הגורם המזמן בהתאם לתקנון
אין להסתפק בסעיף כללי כגון "שונות" כאשר מבקשים לקבל החלטה מהותית. חברי העמותה צריכים לדעת מראש מה יידון כדי שיוכלו להתכונן ולהשתתף באופן ענייני.
בכינוס מקוון יש לציין גם כיצד מתחברים, כיצד מזהים את המשתתפים ואיך נבדק המניין. לשאלות איך אסיפה כללית עמותה בזום מתנהלת ואיפה אסיפה כללית עמותה בזום מתועדת, התשובה מתחילה בזימון ומסתיימת בפרוטוקול מסודר.
מי ששואל איזה אסיפה כללית עמותה בזום אפשר לקיים צריך לבדוק את סוג האסיפה, את התקנון ואת הנחיות הרשם. עצם השימוש באמצעי מקוון אינו מבטל את הדרישות החלות על הזימון, ההצבעה והתיעוד.