כך מנהלים מלכ"ר באופן מסודר בישראל

הביטוי ניהול מלכ״ר מתייחס למכלול הפעולות שמאפשרות לעמותה או לחברה לתועלת הציבור לפעול באופן מסודר:

• ניהול כספים
• תיעוד החלטות
• הגשת דיווחים
• פיקוח פנימי
• חלוקת סמכויות ברורה

הדרישות המדויקות נקבעות לפי צורת ההתאגדות, אופי הפעילות והמעמד מול הרשויות.

חשוב להבדיל בין התנהלות תקינה לבין אישור ניהול תקין. ההתנהלות כוללת את שגרת העבודה של הארגון, ואילו האישור הוא מסמך שמנפיק רשם העמותות לאחר בחינת העמידה בדרישות הרלוונטיות.

מלכ"ר הוא מוסד ללא כוונת רווח, ולא צורת התאגדות בפני עצמה. עמותות וחברות לתועלת הציבור עשויות להירשם כמלכ"ר לצורכי מס, אך כל אחת מהן כפופה למסגרת משפטית וניהולית אחרת. להרחבה על משמעות המעמד, קראו את המדריך מהו מלכ"ר.

המידע במדריך הוא כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי המותאם לארגון מסוים.

מה ההבדל בין עמותה, חל"צ ומלכ"ר

עמותה וחברה לתועלת הציבור הן צורות התאגדות, ואילו מלכ"ר הוא סיווג המשמש בעיקר לצורכי מס. לכן בחירת המבנה המשפטי נעשית בנפרד מהסדרת המעמד מול רשות המסים.

עמותה

עמותה נרשמת אצל רשם העמותות ופועלת במסגרת חוק העמותות, תש"ם-1980, התקנון שלה והנחיות הרשם. הניהול מבוסס על מוסדות העמותה:

• האסיפה הכללית
• הוועד
• גוף הביקורת שנקבע עבורה

לעמותה אין בעלי מניות, והשליטה בה אינה מבוססת על בעלות הונית. מבנה זה מתאים בין היתר לפעילות ציבורית, קהילתית, חברתית והתנדבותית.

חברה לתועלת הציבור

חברה לתועלת הציבור, או חל"צ, היא חברה הרשומה אצל רשם החברות ומיועדת לקידום מטרות ציבוריות שנקבעו במסמכי ההתאגדות. היא מתנהלת במסגרת דיני החברות וההוראות החלות על חברות לתועלת הציבור.

המבנה הארגוני שלה כולל בדרך כלל דירקטוריון ואסיפה כללית. הוא עשוי להתאים לארגון שמעדיף מנגנוני ניהול המזוהים עם חברה, בכפוף למגבלות החלות על שימוש ברווחים ובנכסים.

מלכ"ר כמעמד לצורכי מס

מלכ"ר הוא מוסד ללא כוונת רווח הרשום כך מול רשות המסים. עמותה או חל"צ אינן הופכות למלכ"ר רק מעצם רישומן כתאגיד, ולכן יש לבדוק אילו הליכים נדרשים מול רשויות המס.

המעמד אינו מחליף את רישום העמותה או החברה ואינו מעיד כשלעצמו על אישור ניהול תקין. מידע נוסף על הסדרת המעמד מופיע במדריך הקמת מלכ"ר. אם יש צורך לזהות את פרטי הרישום, אפשר להיעזר גם בעמוד איתור מספר מלכ"ר.

השוואה מעשית

עמותה או חל"צ הן המבנה המשפטי של הארגון; מלכ"ר הוא סיווג נפרד לצורכי מס.

בפועל, המבנה שנבחר משפיע על אופן קבלת ההחלטות, זהות הגורמים המפקחים והמסמכים שיש להגיש. לפני רישום ארגון חדש כדאי לבחון גם את ההוצאות הכרוכות בתהליך באמצעות המדריך על עלות רישום עמותה.

שגרת ניהול מלכ״ר: דיווח, תיעוד ובקרה

ניהול מלכ״ר תקין נשען על שגרת עבודה ברורה ולא רק על טיפול במסמכים לקראת הגשת בקשה או דוח. המטרה היא ליצור התאמה בין הפעילות בפועל, הנהלת החשבונות, החלטות מוסדות הארגון והדיווחים לרשויות.

ניהול כספים ומסמכים

כל הכנסה והוצאה צריכות להירשם במערכת הנהלת החשבונות ולשאת מסמך מתאים. יש לתעד גם את מקור הכסף, מטרתו וההגבלות שנקבעו לשימוש בו, אם נקבעו.

מומלץ לרכז במקום מאובטח ונגיש את המסמכים הבאים:

• חשבוניות, קבלות ואסמכתאות בנקאיות
• הסכמים עם עובדים, ספקים, תורמים וגופים מממנים
• פרוטוקולים של הוועד והאסיפה הכללית
• מסמכי תקציב וביצוע
• אישורים מרשם העמותות ומרשות המסים
• מסמכים הנוגעים לתרומות שיועדו למטרה מסוימת

אופן הדיווח ותדירותו תלויים בסוג התיק, בהיקף הפעילות ובהנחיות שנמסרו לארגון. יש לבדוק את המועדים והטפסים באזור האישי של הרשות הרלוונטית ולא להסתמך על לוח זמנים של ארגון אחר.

קבלת החלטות ותיעודן

פרוטוקול טוב מציג את הנושא שנדון, את ההחלטה שהתקבלה ואת זהות הגורם המוסמך לבצע אותה. כאשר קיימת זיקה אישית או עסקית בין בעל תפקיד לבין צד לעסקה, יש לתעד אותה ולבדוק אילו אישורים נדרשים.

אין צורך להפוך כל דיון למסמך ארוך. עם זאת, התיעוד צריך לאפשר להבין בדיעבד מי קיבל את ההחלטה, על סמך אילו מסמכים ומה הוטל על הגורמים המבצעים.

טיפול בדוחות

הכנת דוחות אינה מתחילה במועד ההגשה. עבודה מסודרת לאורך תקופת הפעילות מאפשרת להתאים בין הרישומים החשבונאיים לבין תיאור הפעילות ולזהות מסמכים חסרים לפני העברת החומר לבדיקה.

בין המסמכים שעשויים להידרש נמצאים:

• דוח כספי
• דוח מילולי
• פרוטוקולים
• אישורים של מוסדות הארגון

ההרכב המדויק ומועד ההגשה תלויים בצורת ההתאגדות, בדרישות הרשם ובנתוני הארגון.

מנגנון בקרה פנימי

בקרה פנימית נועדה למנוע מצב שבו אותו אדם יוזם פעולה, מאשר אותה ומבצע את התשלום ללא בדיקה נוספת. חלוקת ההרשאות צריכה להתאים לגודל הארגון, למספר בעלי התפקידים ולהיקף הכספים המנוהלים.

אפשר לבסס את הבקרה על אישור תשלומים, התאמות בנק, בדיקת ביצוע מול תקציב ועיון תקופתי בהתקשרויות. חשוב לקבוע מי אחראי לכל בדיקה וכיצד מתעדים את השלמתה.

מה עושים כשמתגלה חוסר

כאשר מתגלה מסמך חסר, פער בדיווח או החלטה שלא תועדה, יש לברר תחילה מה נדרש לתיקון ומי מוסמך לבצע אותו. דרך הטיפול תלויה במהות הפער, בשלב שבו התגלה ובהנחיות הגוף שאליו מוגש הדיווח.

לא כדאי ליצור בדיעבד פרוטוקול שמציג דיון שלא התקיים. במקום זאת יש לתעד את הבדיקה הנוכחית, לקבל החלטה מסודרת ולברר עם בעל מקצוע כיצד לתקן את הרישומים או הדיווחים הקודמים.

חלוקת סמכויות במסגרת ניהול מלכ״ר

חלוקת סמכויות ברורה מצמצמת טעויות ומאפשרת פיקוח אמיתי. הוועד קובע״מדיניות ומפקח, גוף הביקורת בוחן את ההתנהלות, והמנכ"ל או מנהל הפעילות מוציאים את ההחלטות לפועל במסגרת הסמכות שניתנה להם.

הוועד

הוועד עוסק במדיניות הארגון, בתקציב, בתוכניות העבודה ובפיקוח על ההנהלה. עליו לוודא שהחלטות מהותיות מתקבלות בגורם המוסמך ומתועדות באופן שמאפשר לעקוב אחר ביצוען.

תחומי העיסוק שלו עשויים לכלול:

• בחינת תוכנית הפעילות והתקציב
• פיקוח על המנכ"ל ועל ביצוע החלטות
• בדיקת התקשרויות מהותיות
• עיון בדוחות ובנתונים כספיים
• הכנת נושאים לדיון באסיפה הכללית
• מעקב אחר תיקון ליקויים

חברי ועד אינם אמורים להסתפק בחתימה טכנית. לפני אישור דוח, הסכם או פעולה מהותית, נכון לבקש את המסמכים שעליהם מבוססת ההחלטה ולהעלות שאלות כאשר המידע אינו ברור.

גוף הביקורת

גוף הביקורת בוחן אם הפעילות תואמת את מטרות הארגון, החלטותיו וכללי הניהול שנקבעו לו. הוא אינו מחליף את הוועד או את ההנהלה ואינו מנהל את הפעילות השוטפת.

הבדיקה יכולה לעסוק בהתנהלות הכספית, בתהליכי קבלת החלטות, בניגודי עניינים וביישום החלטות קודמות. בעת מינוי חברי הגוף יש לבדוק את דרישות הכשירות והעצמאות החלות על הארגון.

המנכ"ל וההנהלה

המנכ"ל אחראי לניהול הפעילות השוטפת במסגרת התקציב, התקנון והחלטות הוועד. סמכויותיו צריכות להיות מוגדרות, במיוחד בנושאים הבאים:

• חתימה על הסכמים
• התחייבויות כספיות
• גיוס עובדים
• אישור תשלומים

כאשר מתעוררת שאלה החורגת מהסמכות שניתנה להנהלה, יש להעביר אותה לגורם המוסמך. כך נמנעת חפיפה בין קבלת ההחלטה לבין ביצועה.

ניהול פיננסי של תרומות, הכנסות ותמיכות

ניהול כספי נכון מתחיל בסיווג מדויק של כל תקבול. ארבעת הסוגים הבאים אינם בהכרח מטופלים באותו אופן:

• תרומה
• תמיכה
• דמי חבר
• הכנסה מפעילות

הסיווג משפיע על הרישום ועל הדיווח.

אין להניח שכל סכום שנכנס לארגון פטור ממס או מדיווח. הטיפול תלוי במקור ההכנסה, בתמורה שניתנה, בייעוד הכסף ובמעמד הארגון מול רשות המסים.

עקרונות לניהול הכספים

• לנהל את הכספים בחשבון הרשום על שם הארגון
• לתעד כל תקבול והוצאה במסמך מתאים
• לשייך תרומה ייעודית למטרה שנקבעה עבורה
• להשוות בין התקציב המאושר לבין הביצוע בפועל
• להגדיר הרשאות חתימה ואישור תשלומים
• לשמור הסכמים ואסמכתאות לצד הרישום החשבונאי
• לבדוק את דרישות הדיווח המתאימות לכל סוג הכנסה

מידע רשמי על פתיחת תיק וסיווג מלכ"ר במע"מ נמצא בשירות של רשות המסים. את השלכות המס על פעילות מסוימת יש לבדוק לפי נסיבות הארגון והעסקה.

תרומות מיועדות

כאשר תורם מייעד כסף למטרה מסוימת, הרישום צריך לאפשר לזהות את הייעוד ולעקוב אחר השימוש. רצוי לשמור יחד את פניית התורם, ההסכם, הקבלה והמסמכים המעידים על ביצוע הפעילות.

אם הארגון מבקש לשנות את השימוש בכסף, אין להניח שהדבר אפשרי ללא בדיקה. יש לעיין בתנאי התרומה ולקבל ייעוץ מתאים לפני קבלת החלטה.

פעילות בתשלום

סדנה, מכירת מוצר או מתן שירות בתשלום עשויים לדרוש טיפול שונה מתרומה. השאלה אינה נקבעת לפי הכותרת שהארגון נתן לתקבול, אלא לפי מהות הפעילות והתמורה שניתנה.

לכן יש להעביר לרואה החשבון תיאור מלא של הפעילות ולא רק את סכום התקבול. מידע נוסף על היבטים הקשורים למעמד מופיע גם בעמוד נעמת מלכ"ר.

ניהול תזרים

תקציב מציג את התוכנית הכספית, ואילו תזרים מציג מתי הכסף צפוי להיכנס ולצאת בפועל. ארגון יכול להציג תקציב מאוזן ועדיין להתקשות לעמוד בהתחייבויות אם התקבולים טרם התקבלו.

מעקב תזרימי צריך להבחין בין כסף שכבר התקבל, התחייבות מתועדת והכנסה משוערת. החלטות הוצאה רצוי לבסס על מידע מעודכן ולא רק על ציפייה לתרומה או לתמיכה.

ניהול מלכ״ר במיקור חוץ

מיקור חוץ עשוי להתאים כאשר לארגון חסר ידע מקצועי פנימי או כאשר היקף העבודה אינו מצדיק גיוס בעל תפקיד קבוע. אפשר להוציא החוצה הנהלת חשבונות, חשבות שכר, הכנת דוחות, ליווי משפטי או ניהול כספי, בהתאם לצורך.

עצם העברת העבודה לספק אינה מעבירה אליו את סמכויות מוסדות הארגון. הוועד וההנהלה עדיין צריכים לקבל החלטות, לעיין במסמכים ולפקח על השירות.

מתי לשקול מיקור חוץ

מיקור חוץ יכול לסייע בעת הקמת מערך דיווח, חילופי בעלי תפקידים, שינוי תקנון, טיפול בליקויים או הכנת בקשה לרשות. הוא עשוי להתאים גם כאשר הפעילות מורכבת ודורשת מומחיות שאינה זמינה בתוך הארגון.

לפני הבחירה יש להגדיר את התוצאה המבוקשת. יש הבדל בין הזנת מסמכים, הכנת דוחות, בניית נהלים וליווי מול רשות, גם אם כל השירותים מוצעים תחת כותרת דומה.

מדוע אין מחירון אחיד

עלות השירות תלויה בהיקף הפעילות, איכות המסמכים, מספר מקורות ההכנסה, מורכבות ההתקשרויות וסוג הדיווחים הנדרשים. גם חלוקת האחריות בין צוות הארגון לבין הספק משפיעה על היקף העבודה.

בהצעת המחיר חשוב להגדיר אילו פעולות כלולות, מי אוסף את המסמכים ומי אחראי להגשה. כדאי לברר גם כיצד מטופלים תיקונים, פניות מהרשויות ומשימות שאינן חלק מהשירות השוטף.

אישור ניהול תקין לעומת מעמד מלכ"ר וסעיף 46

אישור ניהול תקין, רישום כמלכ"ר ואישור לפי סעיף 46 אינם אותו מסמך. כל אחד מהם מיועד למטרה אחרת ונבחן בידי הגוף האחראי לתחום.

אישור ניהול תקין מתייחס להתנהלות התאגיד מול הרשם. רישום כמלכ"ר קשור לסיווג מול רשות המסים, ואישור לפי סעיף 46 נוגע להכרה בתרומות לצורכי מס אצל התורם.

אישור אחד אינו מחליף אישור אחר. לפני הגשת בקשה יש לזהות מה מבקש הבנק, התורם, הגוף המממן או הרשות ולפנות לגורם המתאים.

התנאים לקבלת אישור ניהול תקין והמסמכים הנדרשים עשויים להשתנות לפי מצב התיק והנחיות הרשם. לכן יש לבדוק את הדרישות העדכניות באתר רשות התאגידים ובאזור האישי של הארגון.

אם אתם עדיין בוחנים את צורת ההתאגדות, קראו גם על הבדל בין חל"צ לעמותה.

שאלות נפוצות על ניהול מלכ"ר

מה ההבדל בין עמותה, חל"צ ומלכ"ר?

עמותה וחל"צ הן צורות התאגדות נפרדות, ואילו מלכ"ר הוא סיווג לצורכי מס. רישום כתאגיד אינו מחליף את הטיפול הנדרש מול רשות המסים.

אילו דוחות צריך להגיש?

הדוחות תלויים בצורת ההתאגדות, במעמד הארגון ובהיקף פעילותו. בין המסמכים שעשויים להידרש נמצאים דוח מילולי, דוח כספי, פרוטוקולים ואישורים של מוסדות הארגון.

את רשימת המסמכים והמועדים יש לבדוק מול רשם העמותות ורשות המסים. אין להסתמך על הדרישות שנקבעו לארגון אחר, גם אם תחומי הפעילות דומים.

מי אחראי על ניהול העמותה?

הוועד אחראי לקביעת מדיניות ולפיקוח, ואילו המנכ"ל וההנהלה מבצעים את הפעילות במסגרת הסמכות שניתנה להם. גוף הביקורת בוחן את ההתנהלות ומציג ממצאים והמלצות.

כיצד בודקים אם הרכב הוועד תקין?

יש להשוות בין הרכב הוועד לבין התקנון, החלטות האסיפה הכללית והדרישות החלות על העמותה. חשוב לבדוק גם את אופן המינוי, תיעוד ההחלטה וניגודי העניינים האפשריים.

מתי כדאי לפנות לעורך דין או לרואה חשבון?

כדאי לקבל ייעוץ כאשר הפעולה משפיעה על התקנון, המעמד המיסויי, מבנה מוסדות הארגון או התקשרות מהותית. ליווי מקצועי רלוונטי גם כאשר מתגלה פער בדיווח, מתקבלת פנייה מרשות או לא ברור מי מוסמך לקבל החלטה.

האם אישור ניהול תקין מוכיח שהארגון פטור ממס?

לא. אישור ניהול תקין מתייחס לבדיקת ההתנהלות מול הרשם, ואילו שאלות מס נבחנות בנפרד מול רשות המסים ובהתאם לאישורים שבידי הארגון.

המידע במאמר הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי. לפני קבלת החלטה יש לבדוק את הדין, ההנחיות והמסמכים החלים על הארגון המסוים.