מלכ״ר הנהלת חשבונות דורשת התאמה למקורות המימון, למטרות הארגון ולדרישות הדיווח החלות עליו. גם כאשר הפעילות מצומצמת וההכנסות מבוססות על תרומות או דמי חבר, חשוב לתעד קבלות, הוצאות, שכר, העברות בנקאיות וכספים שיועדו למטרה מסוימת.
המדריך מיועד למנהלי עמותות, גזברים, מייסדים ואחראים על ניהול כספי מוסד ציבורי. הוא מסביר כיצד לבנות תיעוד שוטף, להפריד בין מקורות מימון ולהכין את הנתונים הדרושים לדוח הכספי ולדוח המילולי.
אם אינכם בטוחים במעמד המיסויי של הארגון, כדאי להתחיל בבדיקת הסטטוס של ארגון מלכ"ר. המעמד, צורת ההתאגדות ואופי הפעילות משפיעים על אופן הרישום ועל הדיווחים הנדרשים.
המידע במדריך הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי. לפני קבלת החלטה בנוגע לניהול הספרים או להגשת דוחות, מומלץ לקבל ייעוץ המתאים למאפייני הארגון.
עלויות הנהלת החשבונות מצטרפות לתקציב הכולל של ההקמה, לצד עלות רישום עמותה עצמה.
איך מגדירים מלכ"ר ומה ההבדל בין עמותה, חל"צ ומוסד ציבורי
מלכ"ר, מוסד ללא כוונת רווח, הוא מעמד מיסויי ולא צורת התאגדות. עמותה וחברה לתועלת הציבור הן צורות התאגדות, ואילו מוסד ציבורי הוא מעמד שעשוי להיות רלוונטי לגופים העומדים בתנאים שנקבעו לצורכי מס.
עמותה נרשמת אצל רשם העמותות, וחל"צ נרשמת אצל רשם החברות. לאחר הקמת התאגיד יש להסדיר בנפרד את התיקים והמעמד מול רשויות המס, בהתאם לסוג הפעילות ולמקורות ההכנסה.
רישום כעמותה אינו זהה לקבלת מעמד מיסויי כמלכ"ר. אלה הליכים נפרדים מול גורמים שונים.
ההבדלים בין צורות ההתאגדות משפיעים על מבנה הארגון, על הגורם שאליו מוגשים מסמכים ועל אופן קבלת ההחלטות:
| מאפיין | עמותה | חל"צ | מוסד ציבורי |
|---|---|---|---|
| מסגרת רישום | רשם העמותות | רשם החברות | בהתאם למסגרת שבה הוקם הגוף |
| ייעוד העודפים | קידום מטרות הארגון | קידום מטרות החברה | קידום המטרה הציבורית |
| גופי ניהול | ועד ואסיפה כללית | דירקטוריון וגופי חברה | לפי המבנה שנקבע לגוף |
| מסגרת הפעילות | תקנון העמותה | תקנון החברה | מסמכי היסוד של הגוף |
מבחינת הנהלת החשבונות, בכל אחת מהמסגרות חשוב לזהות את מקור הכסף ואת הייעוד שלו. תרומה ייעודית, תמיכה ציבורית, דמי חבר והכנסה מפעילות אינם נרשמים בהכרח באותו אופן, ולכן יש להתאים את מערך החשבונות לפעילות בפועל.
המונח "מוסד ציבורי" אינו בהכרח שם של תאגיד נפרד. הוא יכול לתאר מעמד מיסויי של עמותה או חל"צ, בכפוף לבחינת התנאים הרלוונטיים.
אם אתם בוחנים את צורת ההתאגדות המתאימה, קראו על ההבדל בין חל"צ לעמותה. לאחר מכן אפשר לבחון עם איש מקצוע את השלכות הבחירה על הניהול, הדיווח והמיסוי.
מלכ״ר הנהלת חשבונות לעומת הנהלת חשבונות עסקית
הנהלת חשבונות של מלכ"ר שונה מזו של עסק בעיקר במקורות ההכנסה, בייעוד הכספים ובדוחות הנלווים. עסק מתמקד בהכנסות ממכירות וברווחיות, ואילו מלכ"ר צריך להראות כיצד הכספים שימשו לקידום מטרותיו.
היעדר חשבונית מס בעסקאות מסוימות אינו מבטל את הצורך בתיעוד. יש לשמור מסמכים מתאימים לכל תקבול ותשלום, לרשום תנועות בנקאיות ולוודא שאפשר לקשר בין הרישום החשבונאי לבין האסמכתא.
מבנה ההכנסות של מלכ"ר מחייב סיווג ברור:
- תרומות: תקבולים מתורמים פרטיים, חברות או קרנות
- תמיכות ומענקים: כספים המתקבלים לפי מסמכי הקצאה ותנאי שימוש
- דמי חבר: תשלומים הקשורים לחברות בארגון
- הכנסות מפעילות: תשלום עבור שירותים או פעילויות שמפעיל הארגון
- הכנסות פיננסיות: ריבית, השקעות או הכנסות אחרות מנכסים
תרומות ומענקים עשויים להיות מיועדים למטרה מוגדרת. במקרה כזה, הרישום צריך לאפשר מעקב אחר קבלת הכסף, השימוש בו והיתרה שטרם נוצלה.
הדוח הכספי מציג את המצב הכספי, ההכנסות וההוצאות. הדוח המילולי מתאר את הפעילות שבוצעה ואת הקשר בינה לבין מטרות הארגון, ולכן חשוב שהמידע בשני הדוחות יהיה עקבי.
גם סיווג ההוצאות שונה מהמקובל בעסק מסחרי. במלכ"ר חשוב להבחין בין הוצאות הקשורות ישירות לפעילות ולמטרות הארגון לבין הוצאות ניהול וכלליות.
| מאפיין | הנהלת חשבונות עסקית | מלכ״ר הנהלת חשבונות |
|---|---|---|
| מקורות הכנסה | מכירת מוצרים ושירותים | תרומות, תמיכות, דמי חבר ופעילות |
| מטרת הרישום | מעקב עסקי ודיווח מס | מעקב אחר מקורות הכסף והשימוש בו |
| דוחות מרכזיים | דוחות כספיים ודיווחי מס | דוח כספי, דוח מילולי ודיווחים רלוונטיים |
| סיווג הוצאות | לפי צורכי העסק | לפי פעילות, מטרה, ניהול ומקור מימון |
| בקרה פנימית | בהתאם למבנה העסק | ועד מנהל, ועדת ביקורת ובעלי תפקידים |
השאלה המרכזית אינה רק כמה כסף נכנס וכמה יצא. הנהלת החשבונות צריכה להראות מה מקור הכסף, לאיזו מטרה הוא יועד וכיצד נעשה בו שימוש.
כאשר הארגון מסדיר את מבנה החשבונות בתחילת הפעילות, קל יותר להתאים בין הספרים, מסמכי הבנק והדוחות. אם נדרש להציג את המעמד המיסויי לגורם מממן או לספק, אפשר לבדוק כיצד מזמינים העתק של תעודת מלכ"ר.
מה מתעדים בהנהלת החשבונות של מלכ"ר
תיעוד נכון מאפשר לעקוב אחר כל תקבול והוצאה ולשייך אותם למקור ולמטרה. לא די לדעת מהי היתרה בחשבון הבנק, משום שהיתרה אינה מלמדת אילו כספים פנויים לשימוש ואילו כספים מיועדים.
לכל סוג הכנסה כדאי להגדיר כרטיס או סיווג מתאים במערכת:
- תרומות: פרטי התקבול, הקבלה והייעוד שנמסר לארגון
- תמיכות ומענקים: מסמך ההקצאה, תנאי השימוש והתקציב המאושר
- דמי חבר: זיהוי המשלם והתקופה שאליה מתייחס התשלום
- הכנסות מפעילות: סוג השירות או הפעילות והמסמך שהופק בגינם
- הכנסות פיננסיות: תיעוד נפרד מהפעילות השוטפת
בצד ההוצאות יש לשמור חשבונית, קבלה, הסכם או מסמך חלופי המתאים לאופי התשלום. לצד האסמכתא כדאי לתעד מי אישר את ההוצאה, לאיזו פעילות היא שייכת ומאיזה מקור מימון היא משולמת.
לכל הוצאה צריך להיות מסמך תומך ושיוך חשבונאי ברור.
כסף שהתקבל למטרה מוגדרת אינו אמור להיטמע ברישום הכללי בלי יכולת מעקב. ניתן לנהל את ההפרדה באמצעות חשבונות בנק, כרטיסים חשבונאיים, מרכזי עלות או שילוב ביניהם, בהתאם להיקף הפעילות ולדרישות הגורם המממן.
המעקב אחר כסף ייעודי כולל:
- רישום נפרד של התקבול
- שיוך ההוצאות לתקציב או לפרויקט
- מעקב אחר יתרה שלא נוצלה
- שמירת אישורים לשינוי הייעוד, אם התקבלו
- הצגת היתרה באופן המתאים בדוחות
בקרות פנימיות מצמצמות טעויות ומבהירות מי מוסמך לבצע כל פעולה. כדאי להגדיר מראש את אופן אישור ההוצאות, הרשאות הבנק, הטיפול במזומן, החזרי הוצאות והתקשרויות עם ספקים.
גם בארגון קטן רצוי שלא לרכז את כל התהליך אצל אדם אחד. הפרדה בין יוזם התשלום, המאשר והגורם שמבצע את הרישום מספקת בקרה טובה יותר, כאשר מבנה הארגון מאפשר זאת.
בניית מערך החשבונות עם איש מקצוע יכולה למנוע סיווגים שגויים ותיקונים בעת הכנת הדוחות. העמוד על עלות רואה חשבון לעמותה מסביר אילו מאפיינים של הארגון עשויים להשפיע על היקף השירות.
הקשר בין הנהלת החשבונות לדוח הכספי ולדוח המילולי
הנהלת החשבונות היא הבסיס לדוח הכספי ולדוח המילולי. כאשר הרישומים מעודכנים והאסמכתאות זמינות, ניתן לקשר בין הנתונים הכספיים לבין הפעילות שהארגון מבקש להציג.
מלכ״ר הנהלת חשבונות מתמקדת גם ביישום מטרות הארגון. לכן כל סעיף משמעותי צריך להיות משויך לפעילות, לפרויקט או למקור מימון, ולא רק להירשם תחת כותרת כללית.
| ממד | הנהלת חשבונות עסקית | הנהלת חשבונות במלכ"ר |
|---|---|---|
| מטרת הדיווח | הצגת הפעילות העסקית והתוצאה הכספית | הצגת מקורות המימון והשימוש בהם |
| מקורות מימון | מכירות ושירותים | תרומות, מענקים, דמי חבר ופעילות |
| כסף ייעודי | לפי הסכמים עסקיים | לפי מטרת התרומה או תנאי המימון |
| גורמי בקרה | הנהלה, רואה חשבון ורשויות | הנהלה, גורמי ביקורת ורשויות רלוונטיות |
הדוח המילולי מחבר בין המספרים לבין הפעילות. אם הדוח הכספי מציג הוצאה עבור פרויקט מסוים, התיאור המילולי צריך לשקף את הפעילות שבוצעה במסגרת אותו פרויקט.
התאמה בין הדוח הכספי לדוח המילולי מתחילה בסיווג נכון של ההכנסות וההוצאות במהלך הפעילות.
כמה בעלי תפקידים עשויים להשתתף בבקרה:
- הוועד המנהל: מאשר תקציב ועוקב אחר הביצוע
- ועדת הביקורת או הגוף המבקר: בוחנים את תהליכי העבודה ואת הבקרות
- רואה החשבון המבקר: בוחן את הנתונים ומכין או מבקר את הדוחות בהתאם למסגרת החלה
- הגזבר או מנהל הכספים: מרכז את המסמכים ומפקח על הרישום השוטף
חלוקת האחריות צריכה להיות ברורה ומתועדת. לפני מינוי בעלי תפקידים או קביעת סמכויות, יש לבדוק את מסמכי ההתאגדות ואת ההנחיות החלות על הארגון.
לקראת הכנת הדוחות כדאי לבדוק:
- התאמה בין דפי הבנק לספרים
- קיום אסמכתאות להוצאות
- יתרות של תרומות ומענקים ייעודיים
- רישום התחייבויות ותשלומים מראש
- פרוטוקולים ואישורים הנוגעים להחלטות כספיות
- התאמה בין סיווגי הספרים לבין תיאור הפעילות
בדיקה מסודרת מאפשרת לזהות פערים לפני העברת החומר לרואה החשבון. אם נמצא פער, חשוב לברר אם מדובר במסמך חסר, בסיווג שגוי או בפעולה שדורשת אישור מתאים.