השאלה האם עמותה חייבת רואה חשבון אינה נענית בתשובה אחידה. החובה תלויה בהיקף הפעילות הכספית, בסוג הדוח שעל העמותה להגיש ובדרישות של גורמים שמממנים את פעילותה.
לפי חוק העמותות, תש"ם-1980, עמותה נדרשת לנהל את ענייניה הכספיים ולדווח לרשם העמותות. עם זאת, לא בכל מצב נדרשת ביקורת של רואה חשבון, ולכן חשוב להבחין בין ניהול חשבונות שוטף, הכנת דוחות וביקורת עליהם.
המדריך מסביר מתי נדרש רואה חשבון מבקר, מה ההבדל בינו לבין מנהל חשבונות ורואה חשבון מלווה, ואילו שאלות כדאי לשאול לפני התקשרות. המידע כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי, חשבונאי או מיסויי המותאם לעמותה מסוימת.
כשהזנחה בתחום החשבונאי מובילה למחלוקת בפועל, המסלול הרלוונטי הוא הגשת תלונה על עמותה.
האם עמותה חייבת רואה חשבון ומה קובע החוק
לא כל עמותה חייבת למנות רואה חשבון מבקר. לפי חוק העמותות, תש"ם-1980, והנחיות רשם העמותות ברשות התאגידים, הדרישה לביקורת חשבונאית נקבעת בהתאם לנתוני העמותה ולסוג הדיווח החל עליה.
המשמעות המעשית היא שכל עמותה צריכה לברר מהו מסלול הדיווח המתאים לה. כאשר נדרש דוח כספי מבוקר, הביקורת והחתימה עליו צריכות להתבצע בידי רואה חשבון המוסמך לכך.
העקרונות המרכזיים לבדיקת החובה הם:
- עמותה נדרשת לנהל רישום כספי ולהגיש את הדיווחים החלים עליה.
- סוג הדוח נקבע לפי הוראות הדין והנחיות רשם העמותות.
- דוח מבוקר דורש ביקורת וחתימה של רואה חשבון מבקר.
- ועדת הביקורת או הגוף המבקר בעמותה נדרשים לבחון את ההתנהלות הכספית בהתאם לתפקידם.
- גורם מממן רשאי לקבוע דרישות דיווח נוספות כתנאי למימון.
לכן יש להפריד בין חובת הדיווח של העמותה לבין החובה להגיש דוח מבוקר. העמותה עשויה להיות מחויבת בדיווח גם כאשר לא נדרשת ביקורת של רואה חשבון.
השאלה אינה אם העמותה פעילה, אלא איזה דוח חל עליה והאם אותו דוח מחייב ביקורת של רואה חשבון.
גם תנאי המימון חשובים לבחינה. משרד ממשלתי, קרן, תורם מוסדי או גוף ציבורי עשויים לדרוש מסמכים חשבונאיים מסוימים כחלק מתנאי התמיכה, גם כאשר הדרישה אינה נובעת ישירות ממסלול הדיווח הרגיל של העמותה.
את נוסח החוק ואת הנחיות הדיווח יש לבדוק במקורות הרשמיים של משרד המשפטים ורשות התאגידים. בדיקה זו חשובה משום שההנחיות, ההגדרות ואופן הגשת המסמכים עשויים להתעדכן.
מועדי ההגשה והמסמכים הנלווים מפורטים במדריך על הגשת דוח כספי עמותה. עמותות שנמצאות עדיין בשלב ההתאגדות יכולות לקרוא גם על אגרת רישום עמותה ועל הדרישות הנלוות לרישום.
לפני קבלת החלטה כדאי לבדוק:
- מהו סוג הדוח החל על העמותה.
- מה נכתב בהנחיות העדכניות של רשם העמותות.
- אילו מסמכים דורשים הגופים המממנים.
- האם חל שינוי בהיקף הפעילות או במקורות המימון.
- האם הסכם תמיכה או תרומה כולל דרישת ביקורת נפרדת.
אין להסתמך על אופן הדיווח של עמותה אחרת, גם אם פעילותה נראית דומה. הסיווג צריך להתבסס על הנתונים וההתחייבויות של העמותה הנבדקת.
מה ההבדל בין רואה חשבון מלווה, רואה חשבון מבקר ומנהל חשבונות
מנהל חשבונות מטפל ברישום השוטף, רואה חשבון מלווה מסייע בהיבטים החשבונאיים והדיווחיים, ורואה חשבון מבקר בוחן את הדוחות ומחווה עליהם דעה מקצועית. הבחנה זו חשובה מפני שכל תפקיד נותן מענה לצורך אחר.
מנהל חשבונות מטפל ברישום קבלות, חשבוניות, תשלומים, הפקדות והתאמות בנקים. הוא מסייע לשמור על ספרים מסודרים, אך אינו מחליף רואה חשבון מבקר כאשר נדרשת ביקורת.
רואה חשבון מלווה יכול לסייע בהכנת דוחות, בהתאמת הרישום לדרישות הדיווח ובהתנהלות מול רשויות המס ורשם העמותות. היקף השירות תלוי בהסכם שנחתם עמו ובצורכי העמותה.
רואה חשבון מבקר בודק את הדוחות הכספיים ואת התיעוד התומך בהם ומוציא דוח ביקורת. כאשר נדרשת ביקורת, יש לבחון גם את כללי אי התלות ואת ההפרדה המתאימה בין הכנת המידע הכספי לבין הביקורת עליו.
מנהל חשבונות אינו רשאי להחליף את רואה החשבון המבקר כאשר סוג הדוח מחייב ביקורת וחתימה מקצועית.
עמותה שאינה נדרשת לדוח מבוקר עדיין זקוקה לניהול חשבונות מסודר ולהכנת הדיווחים החלים עליה. במצב כזה ניתן לחלק את העבודה בין מנהל חשבונות לבין רואה חשבון, בהתאם למורכבות הפעילות ולדרישות הדיווח.
כאשר הפעילות כוללת עובדים, תרומות ממקורות שונים, תמיכות ציבוריות או פעילות עסקית, כדאי להגדיר מראש מי אחראי לכל משימה. חלוקת אחריות ברורה מפחיתה את הסיכון לכך שמסמך לא יוכן או שדיווח יוגש על בסיס מידע חלקי.
מידע נוסף על בחירת איש המקצוע המתאים מופיע במדריך בנושא רואה חשבון לעמותה. מי שבוחן צורת התאגדות אחרת יכול לקרוא גם על ההבדל בין חל"צ לעמותה, משום שלכל מבנה מאפייני דיווח וממשל תאגידי משלו.
איך היקף הפעילות משפיע על השאלה האם עמותה חייבת רואה חשבון
היקף הפעילות הכספית הוא נתון מרכזי בבחינת הצורך ברואה חשבון מבקר, אך הוא אינו הנתון היחיד. יש לבדוק גם את סוג ההכנסות, התחייבויות העמותה, תנאי המימון וסוג הדוח שעליה להגיש.
אין לקבוע את החובה לפי תחושת בטן או לפי מספר העובדים בלבד. עמותה ללא עובדים עשויה לנהל פעילות כספית מורכבת, ואילו עמותה שמעסיקה עובדים עשויה להידרש בעיקר לליווי שוטף ולדיווח מסודר.
הנתונים שכדאי לרכז לפני הבדיקה כוללים:
- היקף ההכנסות וההוצאות בדוחות העמותה.
- סוגי מקורות המימון.
- מענקים, תמיכות והסכמים הכוללים תנאי דיווח.
- תרומות מחו"ל והמסמכים הנלווים להן.
- פעילות עסקית המתנהלת לצד הפעילות הציבורית.
- התחייבויות כלפי רשויות, תורמים וגופים מממנים.
את הסף הרלוונטי ואת מסלול הדיווח יש לבדוק בהנחיות העדכניות של רשם העמותות. אין להסתמך על סף שנמסר בעל פה או על נתון שהופיע בדוח ישן של עמותה אחרת.
שתי עמותות בעלות היקף פעילות דומה עשויות להידרש למסמכים שונים בשל מקורות המימון וההתחייבויות שלהן.
הטבלה הבאה מציגה דרך מעשית לבחון מצבים שונים, בלי לקבוע מראש אם נדרשת ביקורת:
| מאפיין הפעילות | מה צריך לבדוק | מסמכים שכדאי לרכז |
|---|---|---|
| פעילות המבוססת על הכנסות מקומיות | סוג הדוח החל על העמותה | ספרי הנהלת חשבונות, קבלות והתאמות |
| קבלת תרומות מחו"ל | דרישות תיעוד ודיווח החלות על התרומות | אישורי העברה, פרטי תורמים ותיעוד ייעוד הכספים |
| קבלת מענקים או תמיכות | תנאי הגוף המממן | הסכם המימון, תקציב ודוחות ביצוע |
| הפעלת פרויקטים מורכבים | שיוך הכנסות והוצאות לכל פעילות | חשבוניות, הסכמים ורישום לפי פרויקט |
| פעילות עסקית לצד הפעילות הציבורית | אופן הסיווג והדיווח | נתוני הכנסות, הוצאות והסכמים מסחריים |
עמותה שהיקף פעילותה משתנה צריכה לבחון מחדש את מסלול הדיווח שלה. דוח שהתאים לתקופת דיווח קודמת אינו בהכרח הדוח המתאים לאחר שינוי בהכנסות, במקורות המימון או במבנה הפעילות.
גם דרישה חוזית אינה מחליפה את הבדיקה לפי החוק. אם גורם מממן דורש דוח מבוקר, יש לקיים את תנאי ההסכם, ובמקביל לבדוק אילו חובות חלות על העמותה מול רשם העמותות ורשויות המס.